Zahlungsberechnung

5.10.1 Zweck

Die Zahlungsberechnung bildet die dritte Stufe des Rechnungsworkflows. Dabei wird der aus der Mengenermittlung stammende, geprüfte Rechnungsbetrag zugrunde gelegt und um die für das Gewerk konfigurierten kaufmännischen Konditionen - wie Nachlässe, Einbehalte, Sicherheiten und Skonti – bereinigt, um den zu zahlenden Betrag zu ermitteln. Zudem dient sie als Deckblatt für die Rechnung des Nachunternehmers und kann als PDF exportiert werden.

Hinweis: Dieser Bildschirm wird über die Schaltfläche „Lieferanteninformationen“ in der Phase „Messung“ aufgerufen und entspricht dem, was in früheren Dokumentationen als Lieferanteninformationsblatt oder Deckblatt für Subunternehmer bezeichnet wird.

5.10.2 Kopfdaten und Zahlungsbeträge

Abbildung 48 - Die Zahlungsberechnung

Der Kopfbereich enthält Angaben zum Subunternehmer, zum Gewerk, zur Referenz (Aktenzeichen), zur Rechnungsnummer, zum Rechnungsdatum sowie zum Leistungszeitraum. Als Steuerelemente stehen „Aktualisieren“, „PDF“ und „Abschließen“ zur Verfügung. 

Hinweis: Vor der Finalisierung ist das Feld „Übertragen“ hier bearbeitbar. Nach der Finalisierung ist es auf diesem Bildschirm schreibgeschützt und wird stattdessen auf dem Bildschirm „Zahlungen“ abgeglichen - siehe Abschnitte 5.10.8 und 5.11. In jedem Fall wird eine Zahlungsdifferenz mit der nächsten Rechnung verrechnet, anstatt eine bereits finalisierte Rechnung erneut zu öffnen. 

5.10.3 Die Berechnungstabelle
Die Berechnung wird als nummerierte Zeilenfolge dargestellt, jeweils mit Spalten für den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag. Es handelt sich um folgende Zeilen:

In dem aufgezeichneten Beispiel löste sich die Sequenz wie folgt auf:

Achtung: Dieses Rechenbeispiel legt nahe, dass der Sicherheitseinbehalt auf die Zwischensumme nach Abzug des Rabatts angewendet wird und nicht auf den geprüften Rechnungsbetrag. Diese Interpretation stimmt zwar mit den vorliegenden Zahlen überein, beruht jedoch auf einem einzigen Beispiel. Lassen Sie die Reihenfolge der Berechnungsschritte vom Entwicklungsteam bestätigen, bevor diese als Tatsache dargestellt oder in Schulungen verwendet wird.

5.10.4 Vertragssicherheit
Ein Bereich neben der Berechnung fasst zusammen, wie die für den Handel konfigurierte Sicherheit angewendet wird.

Ein zweiter Bereich zeigt die Berechnung der Sicherheit: den angewandten Prozentsatz, die erforderliche Sicherheit, etwaige hinterlegte Garantien sowie die daraus resultierende offene Sicherheit. Weiter unten wird der Betrag aufgeführt, der bei dieser Rechnung gedeckelt und einbehalten wurde.

Hinweis: In diesem Bereich werden die Einstellungen zur Vertragserfüllungssicherheit aus Abschnitt 5.6.5 im laufenden Betrieb wirksam – einschließlich der Frage, ob Nachträge in die Basis einbezogen werden (gesteuert durch die Einstellung „Mit Nachträgen“ beim jeweiligen Geschäft).

5.10.5 Rechnungsübersicht
Der Bereich „Rechnungsübersicht“ vergleicht Position für Position die vertraglich vereinbarten, die abgerechneten und die tatsächlich ermittelten Mengen. Mit den Optionen „Alle anzeigen“ und „LV-Überschreitung“ lässt sich zwischen der Anzeige aller Positionen und der Anzeige nur jener Positionen wechseln, bei denen die vertraglich vereinbarte Menge überschritten wurde.

Abbildung 49 - Die Rechnungsübersicht und die Zahlungspositionen

Die Summen für Rechnungsbetrag, geprüften Betrag, Abweichung und Abweichung in Prozent werden unterhalb der Positionen angezeigt. Ein Bereich für Zuschläge listet die Zuschläge für das Gewerk auf oder weist darauf hin, dass keine vorhanden sind.

Hinweis: Eine Korrektur kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Übersteigt die gemessene Menge die in Rechnung gestellte Menge, so ist der verifizierte Wert höher als der Rechnungsbetrag, und die Korrektur erhöht den Zahlungsbetrag.

5.10.6 Ticketdetails
Unterhalb der Rechnungsübersicht sind die aus Tickets resultierenden Abzüge nach Kategorien aufgeführt, jeweils mit der Anzahl der Tickets und dem entsprechenden Wert.

Abbildung 50 - Ticketdetails als Grundlage für die Zahlungsberechnung

Die betrachteten Kategorien sind: Mängel, Schäden, Gegenforderungen, vorläufige Einbehalte, Vertragsstrafen, Vertragserfüllungsbürgschaften, Gewährleistungsbürgschaften und Korrekturen. Jede dieser Kategorien lässt sich erweitern, um die zugrundeliegenden Tickets anzuzeigen.

Hinweis: Dies ist die Verknüpfung zwischen dem Ticket-Modul und der Abrechnung. Mehrere dieser Kategorien entsprechen direkt Abzugsposten in der Berechnungstabelle; ein für einen Auftrag erstelltes Ticket führt somit zu einem Abzug bei der nächsten Zahlung für diesen Auftrag.

Tickets werden im Ticket-Modul angelegt und kategorisiert; siehe Abschnitt 5.12. Nur Tickets mit dem Status „Genehmigt“ werden in diese Berechnung einbezogen.

5.10.7 Abschließen der Rechnung
Durch das Abschließen wird die Zahlungsberechnung vervollständigt und die Rechnung in Phase 4 überführt. Ein Bestätigungsdialog erläutert, was bei diesem Vorgang geschieht.

Abbildung 51 - Die Bestätigung des Abschlusses

Achtung: Die Finalisierung kann vom Benutzer nicht rückgängig gemacht werden. Da die Unveränderlichkeit hier eine Compliance-Anforderung und kein bloßes Komfortmerkmal darstellt, sollte sie in Schulungen nicht als Vorgang beschrieben werden, der vom Support rückgängig gemacht werden kann. Klären Sie mit dem Entwicklungsteam ab, welche Maßnahmen – falls überhaupt möglich – bei einer irrtümlich finalisierten Rechnung ergriffen werden können.

Vor dem Abschluss der Berechnung wird ein Banner angezeigt, das darauf hinweist, dass die dargestellte Version gerade berechnet, aber noch nicht gespeichert wurde. Verwenden Sie „Aktualisieren“, um die Berechnung zu wiederholen, und „PDF“, um das Deckblatt zu exportieren.

5.10.8 Nach der Finalisierung

Abbildung 52 - Die Zahlungsberechnung nach der Finalisierung

• Eine Bestätigungsmeldung nennt die Rechnung und deren AZ-Referenz.

• Phase 4, „Abschließen“, wird im Workflow-Schrittindikator als abgeschlossen markiert.

• Das Steuerelement „Abschließen“ wird aus der Kopfzeile entfernt; „Aktualisieren“ und „PDF“ bleiben erhalten.

• Der übertragene Betrag kann auf diesem Bildschirm nicht mehr bearbeitet werden. Die Beschreibung ändert sich und weist darauf hin, dass der Betrag auf dem Bildschirm „Zahlungen“ abgeglichen wird.

Hinweis: Dies ist eine wichtige Korrektur bezüglich des Verhaltens des Feldes „Überwiesener Betrag“. Vor der Finalisierung lässt es sich direkt in der Zahlungsberechnung bearbeiten. Nach der Finalisierung ist der Betrag zwar weiterhin anpassbar, jedoch nur über die in Abschnitt 5.11 beschriebene Zahlungsmaske. Die Möglichkeit, den tatsächlich gezahlten Betrag zu erfassen, wurde also verlagert, nicht entfernt.